





„A nyomtatási előnézet tanulmányozásával további siker érhető el: a printereket gyártó amerikai Lexmark tanulmánya szerint az internet terjedése következtében a kinyomtatott oldalak 17 százaléka pocsékolás. Ezeken a lapokon csonka szövegek, fölösleges reklámok vagy haszontalan jogi figyelmeztetések állnak."
Idézet: HVG HETILAP 201014. SZÁM Cikk: BETŰELVETÉS
„A betűválasztás mellett más módszerekkel is csökkenthetők a kiadások. A Gartner amerikai elemzőcég megállapította, hogy ha a felhasználók alapbeállításként használják a kétoldalas nyomtatást, harminc százalékos papírköltség-csökkentésre számíthatnak."
TCO auditok eredményéből egyértelműen kiderül, hogy csak kényelmi szempontból vásárolunk több nyomtatót. Egyet fekete-fehér nyomtatásra, egyet színes nyomtatásra, egyet, ami mindent tud (multi eszközök), egyet faxolni, és egyet, amit büszkén mutathatunk ügyfeleinknek vagy partnereinknek és folytathatnák tovább a felsorolást.
Így állhatott elő az a helyzet, hogy a vállalatoknál túlnyomó többségénél egy személyre átlagosan 1,3 eszköz is juthat. Ennek kiküszöbölésre mindenképpen javasolt az eszköz park felmérése TCO Audit keretében, amely eredményei alapján optimalizálhatjuk eszközparkunkat, ezáltal pedig csökkenthetjük nyomtatási- és eszköz-karbantartási költségeinket.
Ahogy az eszközök úgy a nyomtatási költségek is eltérőek lehetnek. Hiszen egy színes nyomtatás dupla annyiba kerül, mint egy fekete-fehér nyomtatás.
A felmérések eredményéből kiderült, hogy a felhasználók arra gépre nyomtatnak leginkább, amely helyileg a legközelebb van hozzájuk. Ezért érdemes a színes nyomtatók helyett, a fekete fehéret a dolgozók közelbe tenni, vagy az eszközöket bevonva szervezetenként vagy osztályonként egy központi multifunkciós gépet kihelyezni.
„A legtakarékosabb betűtípus kiválasztásával egyharmaddal is csökkenthetők a nyomtatási költségek – állítja a wisconsini egyetem informatikai tanszéke a tíz legismertebb karakterkészlet tesztelésére hivatkozva.
Vékonyabb betűi révén a Century Gothic márkanevű bizonyult a legjobbnak. Vele, heti 250 oldal kinyomtatása esetén, évi 14 ezer forintnyi összeggel került kevesebbe a printelés, mint a sokak által alapbeállításként használt Arial betűtípus esetében.
A neve alapján a legolcsóbbnak tűnő Econfont, valamint a szövegszerkesztők talán legismertebb típusa, a Times Roman is valamivel drágább volt, mint a húsz évvel ezelőtt megteremtett Century Gothic."
Egy szervezetnél az iratkezeléssel kapcsolatos igények egyszerűen összefoglalhatóak abban, hogy a céghez érkező, vagy ott keletkező iratokkal kapcsolatos munka minél kisebb részét kelljen az iratok keresgélésére, és a velük kapcsolatos munka adminisztrálására fordítani.
Az iratkezelési funkciókon belül fontos megemlíteni, hogy a Poszeidonban a beérkező iratok érkeztetése és iktatása elválik egymástól, ezzel is biztosítva, hogy az iratok tartalmát csak az arra jogosultak tekinthessék meg.
| Érkeztetés |
Egy vállalathoz a dokumentumok érkezhetnek postán, e-mailen vagy akár faxon. Bármilyen formában is kerüljön be azonban az adott küldemény a rendszerbe, a Poszeidon mindegyikhez automatikusan generál egy egyedi érkeztetési sorszámot, ezzel biztosítva, hogy minden egyes dokumentum egyértelműen azonosítható legyen.
Érkeztetési funkciók:
• Címzési adatok partnertörzs alapú tárolása,
• Érkeztetési sorszám generálása,
• Postai azonosítók (pl. ragszám, sürgősség,súly, stb.) tárolása,
• Postabontás regisztrálása,
• E-mailek érkeztetési adatainak automatikus importálása
| Iktatás, irattárazás |
Az iktatás a vállalati iratkezelés egyik legfontosabb területe, mivel a jól működő iktatási rendszer biztosítja, hogy a beérkezett, illetve a vállalaton belül keletkező iratok könnyedén előkereshetőek legyenek, útjuk pedig pontosan, a vállalaton belüli jogosultsági és biztonsági előírásoknak megfelelően nyomon követhető legyen.
Iktatási funkciók:
• Szervezeti egységekre és évekre bontott iktatókönyv-kezelés,
• Iratok többszörös példányainak kezelése (másolatok, másodlatok),
• Főszámos, alszámos ill. témaszámos iktatás,
• Kulcsszavak, irathoz kapcsolódó személyek metaadatként való kezelése, ennek automatizálása,
• Külső iktatási számok kezelése,
• Iratkapcsolatok (válasz, vélemény, stb.) kezelése,
• Elektronikus és papíralapú iratok megkülönböztetése,
• E-mailek automatikus iktatása.
Irattárazási funkciók:
• Szabadon konfigurálható, hierarchikus irattári struktúra (szervezeti egységenként különböző),
• Irattárolási napló automatikus elkészítése,
• Kölcsönzési funkció,
• Indexek adminisztrálása,
• Relatív és abszolút megőrzési határidők kezelése,
• Expediálás rögzítése.
| Postázás |
A Poszeidon kezeli és tárolja a kimenő levelekkel, dokumentumokkal kapcsolatos postázási információkat, és együttesen kezeli és adminisztrálja a szervezeten kívülre irányuló, valamint a szervezeti egységek közötti postaforgalmat. A rendszer képes postalap, tértivevényes ív és felcímzett boríték generálására és nyomtatására, illetve postázási napló alkalmazására, valamint automatikusan nyomon követi a szervezeti egységek közötti postaforgalmat.
Postázási funkciók:
• Kötegelt postázás,
• Külső és belső postázások együttes kezelése,
• Postalap, boríték, tértivevényes ív összeállítása,
• Postalapos és direkt átadás,
• Postázási napló alkalmazása,
• Körlevelek automatikus rögzítése.
| Tájékoztatás (feladatkiírás, szignálás) |
Az egyedi feladatok könnyű adminisztrálásának érdekében a Poszeidon tartalmaz egy tájékoztató felületet. A rendszerben iktatott irathoz a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatárs kiválasztja egy listából a feladat elvégzésével megbízott kollégát, vagy kollégákat, majd szövegesen leírja az elvégzendő feladatot. Ezután a Poszeidon automatikusan e-mail értesítést küld a feladat elvégzésével megbízott dolgozónak, és a programban egy külön felületen megjeleníti számára az adott iratot és a feladatokat.
Feladatkiírási, szignálási funkciók:
• Határidős és lezárt feladatok ikonosított megjelölése
• Egyszerű feladatok gyors kiírásának lehetősége,
• Továbbítási, átruházási funkció,
• E-mailes értesítés a feladatvégzőknek,
• Nyomonkövetés,
• Határidő kezelés
• Figyelmeztető üzenet az érintetteknek határidő lejárta előtt
|
|
|
© 2012
SDA Informatika Zrt - www.sdainformatika.hu


